2009.5.20

(1)保存期間

　会社の総勘定元帳等の帳簿や、領収証等の証ひょう書類は、原則として、７年間の保存が義務づけられています。７年間というのは、その決算期の申告期限から７年間となります。領収証の日付ではなく、決算期単位で７年間ということになります。

　例えば、21年3月期であれば、平成21年5月31日が申告期限になりますので、平成28年5月31日まで保存しなければなりません。平成20年4月1日から平成21 年3月31日までの全ての領収証等が保存対象になります。

　この期間を過ぎれば、領収証等は、廃棄処分していいことになります。
 

(2)対象になる帳簿書類等

　対象になる帳簿書類等は、一例として、次のようなものになります。あくまでも一例であり、税金の申告に関係するものは、全て保存する必要があります。

・帳簿
　総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、預金出納帳、手形記入帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など

・決算書関係
　貸借対照表、損益計算書、棚卸表など

・書類
　領収証、請求書、注文書、注文請書、契約書、見積書、納品書、送り状、小切手帳、手形帳の耳、預金通帳など
 

(3)電子データによる保存

　業歴が長くなったり、企業規模が大きくなってくると、保存する書類の量も膨大なものとなり、その保存コストが負担となってきます。その対策として、帳簿書類を電子データやスキャナで読み込んで保存することも認められています。

　電子データ保存やスキャナ保存をする場合には、データ保存を開始する３ヶ月前までに、システムの概要を記載した申請書を税務署に提出し、承認を受ける必要があります。

　なお、追加、訂正、削除の履歴管理、タイムスタンプによる改ざん防止、発行日から１週間以内のスキャナ保存など、実際の運用には、かなり高いハードルが設定されています。
 

(4)個人事業者の保存期間

　個人事業者の場合も、保存期間は原則として７年間となっています。申告期限から７年間ですので、平成21年分の帳簿書類は、平成29年3月15日まで保存 することになります。

　なお、領収証、請求書、注文書、注文請書、契約書、見積書、納品書、送り状等の書類は、保存期間は５年間で良いことになっています。

　どうしても保管場所が厳しい場合は仕方ありませんが、必要な書類まで廃棄してしまわないよう、可能であれば、全て７年間保存しておいたほうがいいでしょうね。

（M.H)